物流業務における「カルタ取り」

どの企業においても業務改善は永遠のテーマです。

「カルタ取り」と聞いて、皆さんは何をイメージされますか？多くの方は、お正月にする昔ながらの遊びを想像されるでしょう。一方、物流、特に出荷業務に携わっている方は、異なったシーンを思い浮かべるかもしれません。そう、製品出荷に欠かせない「紙」の取り扱いです。
出荷指図書や納品書、送り状を素早く、正確に組み合わせるための改善策を紹介していきます。

１．カルタ取りとは

例年正月には友人宅に家族で集まり、たくさんの子供たちと過ごしていましたが、2021年の正月はコロナにより久しぶりに家族のみでゆっくりと過ごしていました。

正月といえば子供たちが必ず遊んでいた「カルタ取り」のイメージがあります。今の子供も遊ぶものですね。この「カルタ取り」、子供の遊びだけではなく、物流業務にも存在するのをご存知でしょうか？

物流業務において、製品を出荷する際には多くの「紙」が必要です。

出荷する内容を指示した「出荷指図書」、納品内容を記載した「納品書」、運送会社用の用紙「送り状」。他にも業態によって付随する「紙」は多々あります。それらの紙を１つの届け先に対して正しく組み合わせる作業を「カルタ取り」と呼びます。こうして１つにまとまった紙を元に物流担当者が出荷業務を行います。

このカルタ取りは組み合わせが一つでも誤ると「誤出荷」となってしまう為、物流現場ではミスの内容チェックを二重で行うなどの手間がかかっております。また、作業を担当される方の精神的に負担も大きいです。

２．カルタ取りが発生する理由

さてこのカルタ取りの負担を軽減、またはなくすにはどうすればよいでしょうか。

まず何故「カルタ取りが発生するか」に着目してみます。原因としては次のことが挙げられます。

①各帳票が異なるシステムから発行される。
②各帳票が発行される場所が異なる
③各帳票が発行される時間(タイミング)が異なる

などの3点です。

①については帳票を発行するシステムを１つに統合することが考えられます。システムを統合することで、各帳票に必要なデータを集約し、「出荷指図書」「納品書」「送り状」を一体化した帳票を出力することが可能となります。送り状を「複写」ではなく「ラベルタイプ」に変更いただくことが前提です。帳票が１つになれば「カルタ取り」が無くなります。

②③については、物流拠点の建物の作りなどが関係してくる可能があるため、システムを導入するだけでは解決が難しいです。

ではこういった場合はどのような方法があるのでしょうか。

３．カルタ取りをやめるには

解決方法として以下の２つの事例があります。

事例A
(1)出荷指図書と納品書を同じ場所、同じ時間で出力
(2)送り状は梱包したタイミングで発行する

事例B
(1)出荷指図書の発行
(2)送り状及び納品書は梱包したタイミングで発行する

上記により、カルタ取りの手間を大きく削減することが可能です。実際にこのパターンの解決方法が多いです。帳票発行システムの統合でも解決は可能ですが、この一体型ラベルはラベル自体が特殊な為、1枚あたりの金額が高価であり、ランニングコストがかさむ点や、運用に際し、対象となる運送会社に一体型ラベルを認可いただく必要があります。

このように、既存システムの大幅な改修だけではなく、運用を一緒に変更することでカルタ取りの手間を大きく削減することが可能です。